Optimiser les barres de menu d'Office

Posted Monday, October 23, 2006

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A force d'utiliser différents programmes de la suite Office de manière répétitive et avancée, j'en ai retiré plusieurs recommandations que je vous livre ici.

Tout d'abord, sous prétexte d'en mettre plein la vue, Office est configuré pour afficher des barres d'outils pleines à craquer. Il est pourtant conseillé d'organiser les menus de manière logiques et de limiter le nombre de choix visibles pour l'utilisateur, afin de lui laisser le temps de s'habituer à l'interface sans être submergé par d'innombrables options.

Dans Productivity and screen size, Jakob Nielsen cite une étude démontrant qu'une interface encombrée de raccourcis ralentit l'exécution de tâches.

Sous Word

Au premier démarrage, deux barres d'outils chargées de boutons plus ou moins utiles s'affichent sous la barre de menu. Ces barres sont plus étroites que les boutons qu'elles sont sensées contenir et ces boutons apparaissent ou disparaissent, en fonction de leur fréquence d'utilisation.
Nombreux sont ceux que cette constante valse des boutons dans la barre d'outils perturbe grandement, et qui finissent par aller chercher dans les menus déroulants ce qui hier encore était atteignable par un raccourci.

Mais l'avanie ne s'arrète pas là... Les menus jouent eux aussi à se réorganiser dans le dos des utilisateurs ! Toute notion spatiale (telle commande se trouvait en bas de ce menu...) devient inutilisable et c'est un autre pan des recommandations d'IHM qui s'effondree à son tour. Il est heureusement possible de revenir sur ces paramètres.

Vous voudrez probablement vous débarraser des "volets Office", panneaux latéraux contenant des accès directs à des fonctions qui pourraient vous être utiles (en théorie surtout). Pour cela, déroulez le menu "Outils/Options" et dans l'onglet "Affichage" décochez "Volet Office au démarrage".

Pour éviter les menus aléatoires, cliquez droit sur un espace vide de la barre de menu et choisissez "Personnaliser". Vous pouvez aussi passer par "Outils/Personnaliser".

Une boîte de dialogue apparaît, constituée de trois onglets. Activez l'onglet "Options" et cochez la case "Toujours afficher les menus dans leur intégralité".
Je suggère également de cocher "Afficher les touches de raccourci dans les Info-bulles", à force on y gagne.

Pour empecher les boutons de disparaître de leurs barre d'outils, il faut soit donner aux barres d'outils la plaen de contenur tout ces boutons ou retirer ceux qui ne servent à rien.

Dans les barres d'outils, cliquez sur l'espèce de flèche au bout à droite (l'infobulle annonce "options de barre d'outils"), et positionnez le curseur au-dessus de "Ajouter/supprimer des boutons".
Vous verrez apparaître deux sous-menus, "Standard" et "Mise en forme". En déroulant ces deux menus, vous pourrez décocher les boutons dont vous n'avez pas besoin.
Personnellement, je désactive tout ceux dont je connait le raccourci clavier par coeur, et ceux qui ne me servent que très rarement.

Sous Excel

Les mêmes procédures peuvent être reproduites à l'identique dans ce programme, avec les mêmes résultats.

Il est également important de savoir qu'il est impossible (ou alors très très compliqué) de scinder à nouveau des cellules fusionnées.

Tant que la mise en page n'est pas définitive, ne rien fusionner.

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comment #1 On 23/10, BenF wrote :

hehe : quand je formate chez qqn et que je réinstalle la suite Office (quand l'utilisateur refuse OpenOffice), c'est la phase que j'appelle "paramétrer cette merde".

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